Office 365 kostenlos für Vereine – Part 1: Registrierung

Einleitung

Microsoft bietet schon seit längerem Office 365 kostenlos für Vereine und andere gemeinnützige Organisationen an. Das bedeutet, dass Microsoft die Office E1 Lizenz in einer gewissen Stückzahl der Organisation unentgeltlich zur Verfügung stellt. Die Anzahl der Lizenzen kann variieren. In einem meiner Office 365 Tenant für eine Forschungsgruppe habe ich 5.000 Office A1 Lizenzen bekommen, jeweils für Lehrpersonal und Studenten. Die Anmeldung für Bildungseinrichtung weicht von der für Vereine etwas ab.

Dies ist der erste Part einer Blogserie, wie man Office 365 für eine Non-Profit Organisation registriert und somit den Prüfvorgang bei Microsoft initiiert. In den folgenden Parts dieser Serie werde ich beschreiben, wie man den Office 365 Tenant einrichtet, Benutzer und Gruppen anlegt und die Domain mit dem Tenant verbindet.

Office 365 E1

In der Office 365 E1 Lizenz sind verschiedene Online-Dienste von Office 365 enthalten. Die Office E1 Lizenz unterscheidet sich dabei nicht von der Office A1 Lizenz. Hier nun eine Aufstellung der wichtigsten Dienste:

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams ist eine auf Chat- und Videokonferenzen basierende Teamarbeitsanwendung, die die meisten Dienste und Funktionen von Office 365 in einer einzigen Anwendung zur Verfügung stellt.
  • Exchange Online Plan 1: Ein vollwertiges Exchange-Postfach mit 50GB Speicher.
  • OneDrive for Business: OneDrive for Business (OD4B) ist der persönliche Dateiablagebereich (1TB), den jeden Anwender mit einem Office 365-Abonnement erhält.
  • SharePoint Online Plan 1: Dateiablage (1TB) für Teams. Kann auch allgemein als SharePoint-Server genutzt werden.
  • Office-Apps für Mobilgeräte: Mobile Apps von Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc.
  • Office-Anwendungen im Web: Web-Anwendungen von Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc.

Das sind in der Summe die wichtigsten Dienste. Daneben gibt es noch Planner, Microsoft Stream, Yammer, Microsoft Whiteboard, etc. Diese sind in der Regel in Microsoft Teams integriert.

Wichtiger Hinweis: Die Desktop-Applikationen von Office wie Word, Excel, Outlook, etc. sind nicht in der Lizenz erhalten. Die Web-Applikationen sind aber ausreichend. Lediglich Teams kann als Desktop-App verwendet werden.

Registrierung bei Microsoft

In diesem Abschnitt werden die notwendigen Schritte im Detail aufgelistet und ggf. durch weitere Informationen ergänzt. Das mache ich am Beispiel einer Registrierung die ich für die FDP Weyhe durchgeführt habe. Das dient als reales Beispiel und keine politische Werbung 😉.

1.) Einstiegsseite bei Microsoft

Hier ist der Link für die Startseite für gemeinnützige Organisationen.

Dort bitte auf „Finden Sie heraus, ob Ihre Organisation anspruchsberechtigt ist.“ anklicken.

2.) Auswahlverwahren beginnen

Dort bitte auf „Beginnen Sie das Auswahlverfahren“ anklicken.

3.) Registrierung

Dort unter „Schritt 1“ bitte „Jetzt registrieren“ anklicken.

4.) Schritt 1 – Ein paar Angaben zu Ihnen

Dort bitte die Angaben wie gewünscht eintragen. Bitte darauf achten, dass die E-Mail-Adresse bereits auf die Domain des Vereins geht. Auch wird ein Zugriff auf die E-Mail-Adresse benötigt, da im zweiten Schritt ein Code dorthin versandt wird.

5.) Schritt 1 – Code Überprüfung

Wenn der Schritt 1 mit „weiter“ bestätigt wurde, wird von Microsoft ein Code generiert, der dann in diesem Schritt überprüft werden muss.

6.) Schritt 2 – Ein paar Angaben zu Ihrem Unternehmen

Auch hier die gewünschten Angaben des Vereins angeben. Bei „Wie wird Ihr Unternehmen registriert?“ kann man Angaben bzw. Dokumente hochladen. Das ist aber nicht zwingend erforderlich.

7.) Schritt 3 – Helfen Sie uns bei der Überprüfung Ihrer Person

Hier wird ein zweiter Faktor per Mobil-Telefon oder Festnetztelefon angegeben. Per SMS oder Anruf wird nun ein zweiter Code übermittelt, dann dann angegeben werden muss.

8.) Erstellen Sie Ihr Konto

Jetzt wird es wichtig. Hier kann man viel falsch machen.

Benutzername: Hier bitte nicht Deinen direkten Namen angeben. Dieser Benutzer, der hier erstellt wird, ist der Global Admin. Der sollte immer losgelöst von den „normalen“ Benutzern sein. Es macht also überhaupt keinen Sinn, einen „normalen“ Benutzer globale Admin-Rechte zu geben. Ich verwende für mich immer „ms1anhinder“ (MS1 -> Global Admin, AN -> zwei Buchstaben des Vornamens, HINDER -> sechs Buchstaben des Nachnamens).

Ihr Unternehmen: Hier muss ein Name des Vereins angegeben werden. Dabei sind keine Sonderzeichen oder Leerzeichen erlaubt. Dieser Name kann nie wieder geändert werden. Man kann höchstens den Tenant löschen und dann neu erstellen. Das will ja keiner. Also: Obacht bei der Wahl des Namens. Dieser Name wird auch nur intern für den Tenant verwendet. Er wird zum Beispiel für URIs verwendet. Er muss also nur so halbwegs den Vereinsnamen widerspiegeln.

9.) Der Tenant wird eingerichtet

Ab dieser Stelle wird der Tenant eingerichtet. Jetzt heißt es warten, bis der Assistent fertig ist.

Letzte Schritte

Jetzt heißt es eigentlich nur warten. Microsoft sollte jetzt parallel eine E-Mail versendet haben, in der mitgeteilt wird, dass die Überprüfung nun gestartet hat. Das kann bis zu 14 Tage dauern.

Parallel kannst Du Dich schon an der Admin-Konsole vom Office 365 anmelden. Der Link dazu lautet: https://admin.microsoft.com.

Nicht erschrecken: Oben rechts steht „Microsoft 365 admin center“. Ja, Office 365 ist Teil von Microsoft 365. Das einzige Unterschied ist, dass Microsoft 365 noch das ganze Thema Windows 10 inkludiert hat.

Wenn die Überprüfung von Microsoft durchgeführt wurde, geht es weiter. Dann auch mit dem nächsten Part.

Andreas ist Freelancer schreibt über User Experience, Usability, UX Management, Scrum, Agile, Microsoft 365, Office 365, Microsoft Azure.

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